Правила

Правила взаємодії організацій в Українській школі практичних знань з питань доступу до правосуддя (далі – Школа)

Вступна частина

Ці правила створені для ефективної співпраці інституцій в Школі, які об’єдналися для досягнення наступної місії та завдань. Усі, хто співпрацює в Школі, погоджуються та приймають ці правила.

Місією Школи є консолідація зусиль організацій сфери доступу до правосуддя (A2J) заради досягнення синергійного результату у посиленні правової спроможності людей.

Завданнями Школи є:

  1. дослідження та аналіз доказової інформації про причини та наслідки правових проблем;
  2. фасилітація учасницьких підходів в прийнятті рішень;
  3. актуалізація накопиченого навчального контенту у сфері A2J та його адаптація до наявних практичних потреб;
  4. розробка та впровадження інноваційних рішень у сфері A2J;
  5. об’єднання організацій у навчальній та дослідницькій роботі для досягнення синергійного результату у сфері A2J;
  6. відбір та систематизація кращих практик  у сфері A2J;
  7. реагування на потреби у правопросвітництві.

Рада Засновників – це керівний орган, який ухвалює рішення щодо стратегії розвитку Школи, слідкує за тим, щоб діяльність Школи відповідала її місії та завданням.

Рада Засновників складається з представників організацій-засновниць, підписантів Меморандуму про взаєморозуміння щодо створення Школи від 25.05.2019 (Міністерство юстиції України, Координаційний центр з надання правової допомоги, Асоціація юридичних клінік України, Мережа правового розвитку, Українська фундація правової допомоги).

Рада Школи  дорадчий орган, який пропонує Раді Засновників та Програмам рішення щодо стратегії розвитку Школи, виконання операційних планів та міжпрограмної взаємодії. Рада Школи складається з представників та представниць програм Школи, стейкхолдерів Школи.

Програми – тематичні напрями діяльності в рамках Школи, в яких одночасно можуть реалізовуватись декілька проектів: аналітичних, дослідницьких, навчальних,  іншої діяльності, спрямованої на реалізацію місії Школи.

Стейкхолдери – люди та організації, які беруть активну участь в діяльності програм, донорські організації, які підтримують програми Школи.

Програмна рада – тактична група програми, яка складається з представників щонайменше 3-х організацій зі сфери доступу до правосуддя, ця група приймає рішення в діяльності програми.

Команда програми визначені Програмною радою виконавці операційного плану Програми.

Організація-адміністратор Програми – організація, яка за рішенням Програмної ради відповідної програми здійснює адміністрування ресурсів програми для виконання її операційних планів.

Секретаріат Школи є виконавчим  органом у структурі Школи який здійснює організаційне, експертно-аналітичне, правове, інформаційне, матеріально-технічне забезпечення діяльності Ради Школи та Ради Засновників, адміністрування та технічне забезпечення роботи інформаційних ресурсів Школи (офіційного сайту та платформи дистанційного навчання). Секретаріат складається з Секретаря та залучених Секретарем виконавців.

Функції Секретаріату:

  1. Забезпечувати організаційну, матеріально-технічну та інформаційну підтримку засідань Ради Засновників та Ради Школи.
  2. Забезпечувати комунікацію між Радою Засновників та Радою Школи у питаннях, що стосуються діяльності Школи.
  3. Забезпечувати збір, систематизацію та зберігання документів щодо діяльності Школи (протоколи зібрань, рішення Ради Засновників, звіти програм Школи тощо).
  4. Забезпечувати комунікацію з керівниками (координаторами) програм Школи під час підготовки  порядку денного засідань  Ради Засновників чи Ради Школи.
  5. Забезпечувати збір інформації від ініціатив, які планують стати частиною Школи, для подальшого планування відповідних програм або долучення ініціатив до вже наявних програм Школи.
  6. Забезпечувати комунікацію з партнерськими організаціями (у тому числі – закордонними партнерами) відповідно рішень Ради Засновників щодо діяльності Школи.
  7. Забезпечувати ефективну роботу сайту Школи (https://ua2j.school), платформи дистанційного навчання, а також сторінок Школи у соціальних мережах (веб-ресурси Школи) відповідно до правил публікацій матеріалів (окремий документ, затверджений Радою Школи) на сайті Школи та під брендами Школи  на інших ресурсах.
  8. Надавати інформаційну, методичну підтримку представникам програм Школи щодо використання веб-ресурсів Школи.
  9. Секретар головує і має право голосу на засіданнях Ради Школи.

Ініціативна група – група партнерських організацій, яка планує сформувати навчальну програму в межах Школи.

Організації-партнери всі організації, які делегували представників чи представниць до роботи в будь-якій з Програмних рад Школи.

І. Рада Засновників

1. Рада Засновників приймає рішення про:

  1. Затвердження стратегічного плану та комунікаційної стратегії.
  2. Прийняття / затвердження організаційних документів Школи[1]
  3. Обрання секретаря Школи.
  4. Затвердження програм.
  5. Здійсненням розгляду питань про конфліктні ситуації, які можуть репутаційно вплинути на Школу. Рада Засновників може виконати роль арбітра в інтересах збереження репутації Школи під час свого засідання у всіх питаннях, які можуть складати репутаційний ризик для Школи, представники Ради Школи / Програмної Ради / Керівник програми / експерт / учасник навчання / представники партнерських організацій Програми / інші особи / організації, які працюють у сфері A2J, звертаються письмово до Секретаріату. Секретаріат при надходженні або з’ясуванні інформації про репутаційні ризики для Школи письмово звертається до Ради Засновників. Адреса електронної скриньки Секретаріату: [email protected]

[1] Означені документи формуються Радою Школи та запрошеними експертами та експертками з ініціативи Секретаріату

2. Організація роботи Ради Засновників:

  1. Організаційною формою діяльності Ради Засновників є засідання (чергові та позачергові). Чергові засідання відбуваються щонайменше раз на рік.
  2. Члени Ради Засновників мають бути делеговані їх організаціями до Ради Засновників, про що останні мають повідомити Секретаріат електронною поштою. Члени Ради Засновників зобов’язані особисто брати участь у засіданнях Ради Засновників.
  3. Про проведення засідання Секретаріат повідомляє членів Ради Засновників не пізніше ніж за 5 (п’ять) робочих днів до дати проведення засідання.
  4. Засідання Ради Засновників можуть проводитись з використанням засобів дистанційного електронного зв’язку.
  5. У разі неможливості брати участь у засіданні, член Ради Засновників зобов’язаний поінформувати Секретаріат про неможливість своєї участі до початку засідання  Ради Засновників.
  6. Члени  Ради Засновників можуть подавати Секретаріату пропозиції щодо питань порядку денного засідання не пізніше, ніж за 3 (три) робочих дні до дати його проведення.
  7. Позачергові засідання Ради Засновників можуть проводитися на пропозиції щонайменше двох з представників Ради Засновників, Ради Школи, або на прохання Секретаріату. У разі надходження відповідного прохання, Секретаріатом скликається засідання.
  8. Секретаріат у письмовому вигляді електронною поштою інформує кожного члена / членкиню Ради Засновників про дату, час, місце проведення засідання та питання, включені до проекту порядку денного засідання Ради Засновників, а також не пізніше, ніж за дві доби до початку засідання направляє їм електронною поштою всі, необхідні для розгляду питань порядку денного, матеріали.
  9. Засідання Ради Засновників вважається повноважним, якщо в ньому бере участь не менше чотирьох з п’яти членів Ради Засновників (наявний кворум).
  10. На початку засідання представник Секретаріату повідомляє про:
    1. наявність кворуму на засіданні;
    2. застосування засобів електронного дистанційного зв’язку під час засідання;
    3. інші актуальні питання.
  11. По кожному з питань порядку денного засідання Ради Засновників приймається відповідне рішення.
  12. Рада Засновників може прийняти рішення шляхом голосування за допомогою засобів електронного зв’язку.
  13. Рішення Ради Засновників приймається, якщо його підтримує не менше, ніж 4 (чотири) представники Ради Засновників
  14. Рішення може бути скасоване окремою, висловленою  письмово (мейлом) позицією одного представника Ради Засновників, для ініціювання додаткового обговорення Радою Засновників.
  15. Рада Засновників не має повноважень і не може втручатися в операційну діяльність Програм.

3. Процедура оформлення результатів засідань та рішень Ради Засновників

  1. Рішення Ради Засновників розміщуються на відповідній сторінці сайту Школи.
  2. Рішення має містити: дату та місце проведення засідання; прізвище та ініціали всіх осіб, які беруть участь у засіданні Ради Засновників; прийняті Радою Засновників рішення.

ІІ. Рада Школи

1.Завдання Ради Школи :

  1. Проводити на регулярній основі засідання з метою заслуховування звітів Програм про діяльність та приймати рішення про:
    1. надання рекомендацій окремій програмі щодо покращення ефективності роботи;
    2. визначення можливих спільних пріоритетів в діяльності програм Школи та організацію спільної роботи для досягнення міжпрограмних цілей;
    3. надання Раді засновників Школи рекомендацій про затвердження або ліквідацію програм Школи.

2. Ініціювати та організовувати роботу по розробленню загального операційного плану Школи.

2. Організація роботи Ради Школи:

  1. Організаційною формою діяльності Ради Школи є засідання (чергові та позачергові). Чергові засідання проводяться раз на квартал, на початку кварталу.
  2. Взяти участь у засіданні Ради Школи можуть також запрошені за ініціативою Ради Засновників, Секретаріату та/або Програм Школи гості.
  3. Під час чергового засідання члени Ради Школи звітують про квартальну роботу програми. Матеріали звіту оформлюються та публікуються Секретаріатом на сайті Школи.
  4. Засідання Ради Школи можуть проводитись з використанням засобів дистанційного електронного зв’язку.
  5. Члени  Ради Школи можуть подавати Секретаріату пропозиції щодо питань порядку денного засідання не пізніше ніж за 3 (три) робочих дні до проведення засідання.
  6. Позачергові засідання Ради Школи можуть проводитися за пропозицією  двох членів Ради Школи, або за ініціативою Секретаріату. У разі надходження відповідного прохання Секретаріатом скликається засідання. Про склад учасників засідання повідомляє на початку Секретаріат.
  7. Секретаріат публікує анонс перед черговим засіданням Ради Школи на сайті Школи.
  8. Засідання Ради Школи вважається повноважним, якщо в ньому представлені не менше двох третин від діючих програм  Школи (наявний кворум).
  9. На початку засідання представник Секретаріату повідомляє про представництво програм на засіданні.
  10. Рішення Ради Школи приймається більшістю голосів від присутніх на Засіданні. У разі рівного розподілу голосів, голос Секретаря є вирішальним.
  11. Секретар головує на засіданні, слідкує за дотриманням порядку денного, за порядком обговорення питань, за винесенням їх на голосування, відповідає за підрахунок голосів та оголошує результати голосування і кожне прийняте рішення.

3. Процедура оформлення результатів засідань та рішень Ради Школи:

  1. Рішення Ради Школи розміщуються на відповідній сторінці сайту Школи
  2. Рішення має містити: дату та місце проведення засідання; прізвище та ініціали всіх осіб, які беруть участь у засіданні Ради Школи; прийняті Радою Школи рішення.

III. Програми Школи

  1. “Програмами” називаються практично орієнтовані навчальні ініціативи у сфері доступу до правосуддя, які були затверджені Радою Засновників Школи.
  2. Усі рішення в межах програми приймає Програмна Рада, яка складається з представників щонайменше 3-х організацій зі сфери доступу до правосуддя.

3. Функції Програмної Ради:

  1. Погоджувати операційні плани програми та звіти про їх реалізацію.
  2. Погоджувати розроблені командою програми навчальні матеріали.
  3. Погоджувати вирішення конфліктних ситуацій, які можуть виникнути між учасниками програми, між учасниками та експертами програми.
  4. Погоджувати надання рекомендацій учасникам програми.
  5. Затверджувати Керівника (координатора) програми за поданням організації-адміністратора програми.

4. Команда програмивизначені Програмною радою виконавці операційного плану Програми (фактично, склад учасників Програмної Ради може бути тотожним складу учасників команди, однак, повноваження цих двох інститутів – різні).

5. Функції Команди програми:

  1. Виконувати операційні плани, затверджені Програмною Радою.
  2. Надавати пропозиції Програмній Раді щодо структури та наповнення програми.
  3. Розробляти навчальні матеріали програми згідно з затвердженим операційним планом.
  4. Давати пропозиції Програмній Раді щодо залучення сторонніх експертів, необхідних для реалізації програми
  5. Здійснювати технічний / експертний супровід учасників програми.
  6. Здійснювати комунікаційний супровід учасників програми (створює матеріали).
  7. Пропонувати своє бачення та надає рекомендації Програмній Раді щодо вирішення конфліктних ситуацій, які можуть виникнути між учасниками Програми, між учасниками та експертами програми.
  8. Збирати та аналізує зворотний зв’язок від учасників Програми.
  9. Робити пропозиції Програмній Раді щодо надання рекомендацій учасникам Програми.

6. Програмна Рада може пропонувати Секретаріату винести окремі рішення на розгляд Ради Засновників Школи.

7. Програми можуть реалізовувати декілька тематичних навчальних  проектів.

8. Програмна Рада в межах виконання місії і завдань Школи діє автономно.

9. Право використання інтелектуальної власності на всі матеріали, які були створені, а також використовувались Програмою із використанням об’єктів інтелектуальної власності (в т.ч. знаків для товарів та послуг), які належать Школі (брендбук, логотип, сайт, будь-які інші згадки про Школу), мають всі програми Школи безстроково.

10. Створення Програм

  1. Для затвердження ініціативи Радою Засновників у якості програми, ініціатива має відповідати таким критеріям:
  1. Тематика «Доступ до правосуддя».
  2. Дотримання принципу мульти-організаційності при її формуванні (організатори – представники щонайменше 3-х організацій для збереження колегіальності при прийнятті рішень). 
  3. Практична орієнтованість.
  4. Актуальність (обґрунтована підсумками досліджень, емпіричний досвід).
  5. Наявність навчального курсу/проекту дослідження та супутніх документів, які доводять готовність працювати в рамках Школи.
  6. Кандидатура Керівника / Керівниці (координатора) Програми.
  7. Пропозиція щодо складу групи експертів, делегованих від організацій (Програмна Рада).
  8. Проєкт операційного плану діяльності на рік.

11. Для створення програми ініціативна група подає електронною поштою на адресу Секретаріату профайл програми за встановленим зразком (Додаток 1) з додатками, що підтверджують зазначену в профайлі інформацію, та надсилає на електронну адресу Секретаріату. Програми затверджуються Радою Засновників під час засідання.

12. У разі надходження заявки від ініціативної групи, Секретаріат зобов’язаний:

  1. перевірити комплектність такої заявки, її відповідність критеріям програм;
  2. за умови відповідності заявки критеріям та комплектності, у триденний строк повідомити Раду Засновників про необхідність затвердження нової програми та організувати таке засідання.
  3. Надіслати членам Ради Засновників профайл із документацією ініціативної групи для розгляду.
  4. Надіслати Гугл-форму з пропонованим рішенням, представникам/-цям Ради Засновників, які у 7-денний строк від надходження документів мають проголосувати щодо затвердження програми,
  5. повідомити ініціативну групу або її уповноваженого представника про рішення Ради Засновників.

13. Порядок адміністрування програми

  1. Персональний склад Програмної ради призначається безстроково та може бути змінений за рішенням Програмної ради за поданням Керівника Програми або будь-якої з організацій-учасниць.
  2. До складу Програмної ради мають входити по одному представнику інституцій у сфері A2J (не менше трьох осіб).

14. Формат роботи Програмної ради – зустрічі, які проводяться за потреби.

  1. Скликання зустрічей Програмної ради здійснюється Керівником програми самостійно або на запит представника/-ці Програмної ради. 
  2. Зустрічі можуть проводитися засобами дистанційного зв’язку.
  3. Програмна рада повноважна приймати рішення за умови присутності на зустрічі щонайменше двох третин від персонального складу Програмної ради.  
  4. Рішення Програмної ради приймається більшістю голосів присутніх на зустрічі членів Програмної ради. У разі рівності голосів голос Керівника Програми є вирішальним. Рішення Програмної ради оформлюються у вигляді резюме або статусом зустрічі.

15.  Керівник (координатор) Програми 

  1. Керівник Програми призначається безстроково Програмною радою Програми за поданням організації-адміністратора Програми. 
  2. До  повноважень Керівника Програми належить:
    1. підготовка проєктів операційних планів Програми та звітів про їх реалізацію;
    2. забезпечення реалізації операційних планів Програми;
    3. залучення експертів до реалізації Програми;
    4. контроль за організацією підготовки проектів навчальних програм та навчальних матеріалів;
    5. скликання, проведення зустрічей Програмної ради, контроль за оформленням їх резюме;
    6. звітування за реалізованими проектами перед Радою Засновників Школи;
    7. представлення Програми публічно.

НАПИШІТЬ НАМ




Дякуємо!
Скоро ми зв’яжемося з вами!