Особливості переходу на електронний документообіг (+ огляд інструментів)

Програма Legal IT Hub Української школи практичних знань перманентно досліджує потреби провайдерів правової допомоги у технологічних рішеннях (взяти участь в опитуванні ви можете прямо зараз на сайті УШПЗ). 

Результати результатів опитування показали наявність , є складнощів з налагодженням електронногоим документообігуом. Зокрема, питання стосувались підписання документівподання електронної звітності  онлайн.

Експерти міжнародної аудиторської компанії KPMG в Україні* підготували та #pro_bono поділились матеріалом про зручність ведення документообігу в електронному вигляді. Інформацію, наведену у статті, ви можете знайти на офіційному сайті компанії.

Майже всі українські компанії під час пандемії Covid-19 перейшли на дистанційний режим роботи, проте працівники все ще змушені приїжджати до офісу для підписання документів і їх посилання контрагентам. Ми впевнені, що зараз багато компаній замислилися про зручність ведення документообігу в електронному вигляді. Можливо, саме події останніх місяців підштовхнуть українські компанії активніше рухатися в цьому напрямку. Розглядаючи впровадження електронного документообігу, важливо враховувати низку нюансів, про які мова піде далі.

Від паперових документів – до електронних

Для впровадження електронного документообігу компанії необхідно буде затвердити Інструкцію з діловодства, в якій, зокрема, передбачити детальний порядок узгодження таких документів, їх найменування та зберігання. Підписантам обов’язково необхідно буде оформити кваліфіковані електронні підписи. Сьогодні такі підписи оформлюються, наприклад, у Державній податковій службі України, в Національному банку України, а також у деяких комерційних банках.

Також, щоб подавати податкову звітність в електронному вигляді, необхідно подати заяву податковим органам на приєднання до договору про визнання електронних документів. Для більшості українських компаній цей етап пройдено, і податкова звітність подається в електронному вигляді.

Яким повинен бути електронний документ

Як Міністерство фінансів України, так і податкові органи неодноразово роз’яснювали, що електронний документ має таку саму юридичну силу, що і документ у паперовому вигляді. Водночас, електронний документ повинен містити всі ті обов’язкові реквізити і відповідати вимогам, які встановлені для паперового.

Отже, якщо мова йде про первинний документ, то повинні бути дотримані всі реквізити первинного документа відповідно до законодавства про бухгалтерський облік. А якщо, наприклад, укладається електронний договір, то він повинен містити всі суттєві умови (предмет, ціна тощо), як встановлено цивільним законодавством.

Електронний документ – це інформація, подана саме в електронній формі. Отже, в суді і під час податкової перевірки важливо пам’ятати, що, наприклад, скан-копія паперового документа не є електронним документом і не має юридичної сили, а видрукований в паперовому вигляді електронний документ не вважається оригіналом.

Також слід враховувати, що електронний документ повинен бути підписаний електронними підписами обох сторін. Документ не матиме юридичної сили, якщо одна сторона підпише електронний документ електронним підписом, а контрагент потім просто роздрукує його і підпише ручкою.

Визначення дати електронного первинного документа

Згідно з українським законодавством, дата підписання не є обов’язковим реквізитом первинного документа, водночас, створення електронного документа вважається завершеним саме в день його підписання. Якщо компанія надає послуги і оформляє такі операції актом в електронній формі, може виникнути питання яку з дат – дату складання електронного акта чи дату проставлення останнього підпису – вважати датою виникнення зобов’язань з ПДВ і складання ПДВ-накладної.

В одному зі своїх листів Державна податкова служба України висловила позицію, що електронний акт виконаних робіт набуває статусу первинного документа тільки після належного його оформлення. При цьому, податкові органи звернули увагу на неоднозначність визначення дати, коли електронний документ буде вважатися остаточно належно оформленим як первинний: на дату його складання чи на дату проставлення електронного підпису обома сторонами. Відповідне питання було адресоване Міністерству фінансів України, яке, в свою чергу, не надало прямої відповіді, висловивши думку, що питання визначення дати електронного акта для цілей ПДВ має бути врегульовано податковим законодавством.

Надаючи індивідуальні консультації, податкові органи висловлюють неоднозначні позиції. В одній з таких консультацій наведено висновок, що електронні документи набувають юридичної сили тільки після проставлення електронного підпису кожною стороною договору. Однак щодо правильності визначення дати електронного акта податкові органи не дають прямої відповіді, а рекомендують звернутися до Міністерства фінансів України.

Водночас, існує кілька інших індивідуальних податкових консультацій з позицією, що, оскільки дата підписання документа не є обов’язковим реквізитом первинного документа, датою виникнення зобов’язань з ПДВ та складання податкової накладної буде дата складання електронного акта, незалежно від дати проставлення електронних підписів.

Отже, компанії, яка планує впровадження електронного документообігу, слід розглянути доцільність отримання власної індивідуальної податкової консультації з цього питання.

Що робити під час податкової перевірки

Податковим кодексом України прямо передбачено, що під час перевірки податкові органи можуть вимагати роздрукувати електронні документи. Водночас, такі копії електронних документів у паперовому вигляді завіряти у контрагентів чи, тим більше, у нотаріусів, не потрібно. Досить буде внутрішнього завірення копії, тобто проставлення позначки «Згідно з оригіналом», підпису, посади і П.І.Б. працівника.

Короткі рекомендації

В цілому, ведення документообігу в електронному вигляді врегульовано українським законодавством. Як один зі способів мінімізації податкових ризиків і запитань зі сторони контролюючих органів, компаніям слід передбачити можливість використання електронного підпису і складання електронних первинних документів в Обліковій політиці. Можливість складання первинних документів в електронному вигляді доцільно передбачити у договорах із контрагентами. Також рекомендується документально оформити перелік працівників, які беруть участь в електронному документообігу, і порядок завірення паперових копій електронних документів при податковій перевірці.

Матеріал підготовлено експертами компанії KPMG в Україні: Віктор Шекера, директор KPMG в Україні, Дар’я Кузнєцова, старший консультант KPMG в Україні.

* Торговельні марки KPMG International знаходяться у виключній власності KPMG International; їх використання в цьому документі не означає факту аудиту або підтвердження такого документу KPMG International або будь-якою із фірм-членів KPMG International

Програма Legal IT Hub пропонує огляд деяких ресурсів електронного документообігу. 

Ці ресурси допоможуть організації з виконанням найважливіших функцій: електронне підписання, обмін документами з контрагентом, реєстрація та присвоєння документу статусу, можливість завантаження на комп’ютер, а також інтеграція з іншими сервісами (1С, хмарні сховища, тощо). Перегляньте характеристики та оберіть варіант, зручний саме для Вас:

ВЧАСНО

$ Вартість залежить від функціоналу
+ кількість робочих документів не обмежена на будь-якому з тарифів
+ можливість інтеграції з ERP-системою
– відсутня можливість подання звітів в електронній формі в контролюючі органи

Сервіс електронного документообігу https://vchasno.ua. Базова безкоштовна версія включає функціонал електронного документообміну. За додаткову плату можливо використовувати тарифи з розширеним функціоналом: внутрішнє погодження документів, створенням маршруту погодження з автоматичним перенаправленням, присвоєння ярликів відповідно до проекту/напрямку.

PAPERLESS

$ сервіс надається безкоштовно.
+- система електронного документобміну, а не документообігу 
– відсутня можливість подання звітів в електронній формі в контролюючі органи

Сервіс електронного документообміну https://paperless.com.ua. Сервіс є ідеальним рішенням для електронного підписання та обміну документами з контрагентами. Однак не містить можливості погодження, маршрутизації документів всередині організації. Ресурс від ПриватБанк, однак для його використання не обов’язково бути клієнтом банку чи мати акаунт у Приват24, адже вимагається окрема реєстрація.

DOCUMENT.ONLINE

$ Вартість залежить від кількості робочих документів
+ повний функціонал доступний для кожного тарифу
+ можливість інтеграції з ERP-системою
– відсутня можливість подання звітів в електронній формі в контролюючі органи

Сервіс https://document.online. Демо-версія дає можливість користування 10-ма документами безкоштовно. Для більшого обсягу потрібно обрати відповідний тариф (є можливість підключити до обраного тарифу своїх співробітників). У кожному з тарифів доступні можливості створення шаблонів документів, налаштування маршруту погодження, делегування дій погодження та підписання документів, а також спільне редагування ваших документів. Документи зберігаються на серверах Microsoft Azure. 

Друзі, сподіваємось інформація була корисною та допоможе обрати актуальний ресурс саме для Вашої організації. Пам’ятайте про необхідність системного впровадження електронного документообігу в діяльність організації. Для цього, розробіть Інструкцію з діловодства або Наказ про електронний документообіг, що будуть чітко та зрозуміло регламентувати правила електронної взаємодії у Вашій організації. Простір Pro Bono готовий знайти для Вас юриста-помічника для коректного складення документу. 

Звертайтесь на probono.info@gmail.com!

НАПИШІТЬ НАМ




Дякуємо!
Скоро ми зв’яжемося з вами!