Підготовка до повернення до робочого процесу: про що слід подумати роботодавцям України вже зараз

Наближається завершення карантину та повернення до офісного режиму роботи. Громадські організації, як роботодавці, повинні розуміти як повернутися до звичайного режиму роботи, коли безпечно відновлювати роботу та як працівникам, які працювали з дому, повертатися в офіси? Експерти київського офісу Baker McKenzie поділились посібником щодо підготовки до повернення до робочого процесу.  Інформацію, наведену у статті, ви можете знайти на сайті компанії.

ПЛАН ПОВЕРНЕННЯ ДО РОБОТИ: УКРАЇНА

Оскільки карантин в Україні триватиме принаймні до 22 травня 2020 року з послабленням певних вимог для деяких суб’єктів господарювання починаючи з 11 травня 2020 року, зараз якраз час для роботодавців подумати, що буде далі: як повернутися до звичайного режиму роботи, коли безпечно відновлювати роботу та як працівникам, які працювали з дому, повертатися в офіси?

Все швидко змінюється – те, що правильно зараз, може бути неправильним вже завтра. Компанії, які ще цього не зробили, повинні вжити заходів для адаптації умов праці до нових вимог. Нижче в нашому посібнику ми наводимо шість основних аспектів, які роботодавці повинні враховувати під час підготовки до відновлення роботи. Крім того, ми надали відповіді на типові питання, які зараз виникають у компаній.

Якщо ви бажаєте запровадити свій власний план з більш детальним вивченням кожної теми відповідно до ваших потреб, будь ласка, звертайтесь до нас для обговорення (примітка – до юридичної компанії).

Заяви уряду щодо плану виходу з карантину

  • 24 квітня 2020 року Прем’єр-міністр України представив поетапний план зняття карантинних обмежень та виходу з карантину (далі – “План Виходу з Карантину“). Він складається з п’яти етапів:

1 етап: можливість відвідувати парки, місця відпочинку; дозвіл на роботу магазинів оптової і роздрібної торгівлі непродовольчими товарами, відновлення роботи нотаріусів, адвокатів й аудиторів та ін.

2 етап: відкриття готелів та фітнес-центрів (з певними обмеженнями); відновлення спортивних змагань, в яких беруть участь не більше 50 осіб (без глядачів), відновлення навчання у випускних класах; можливість роботи закладів громадського харчування (обслуговування на виніс) та ін.

3 етап: відкриття театрів та кінотеатрів, спортивних та дитячих майданчиків, окремих закладів освіти, ТРЦ; відновлення нормального режиму роботи закладів громадського харчування (з відвідувачами); зняття обмежень для міжміського транспортного сполучення в межах області та ін.

4 етап: відновлення роботи метрополітену та всього наземного громадського транспорту; відкриття закладів культури та освіти; зняття обмежень на планову медичну та стоматологічну допомогу; відновлення роботи у повному обсязі спортивними залами та фітнес-центрами та ін.

5 етап: скасування інших обмежень, крім встановлених місцевою владою в окремих адміністративно-територіальних одиницях.

  • Перехід від одного етапу до іншого залежатиме від кількості нових підтверджених випадків захворювання на COVID-19 та темпів поширення вірусу. Детальний План Виходу з Карантину за посиланням.

Строки повернення до звичайного режиму роботи

  • Уряд не встановив обов’язкової або рекомендованої дати повернення офісних працівників до роботи. Хоча офісам рекомендували перейти на дистанційний режим роботи, не було прямої заборони продовжувати працювати в офісах під час або після карантину. Суб’єкти господарювання, працівники яких переважно працюють в офісі, можуть продовжувати здійснювати свою діяльність.
  • Певним суб’єктам господарювання (перукарням та салонам краси, магазинам оптової і роздрібної торгівлі непродовольчими товарами, нотаріусам, адвокатам, аудиторам та ін.) дозволено відновити свою роботу з 11 травня 2020 року з дотриманням протиепідеміологічних заходів.
  • Роботодавці можуть відновлювати роботу поетапно, повертаючи певну діяльність до функціонування частково, а також запроваджуючи, якщо можна, багатозмінну організацію роботи працівників. Оскільки метрополітен та наземний громадський транспорт відновлює роботу тільки на четвертому етапі Плану Виходу з Карантину, повернення працівників до роботи в офіси значною мірою залежатиме від транспортного обслуговування населення. Як варіант, компанії можуть організувати перевезення працівників, які надають основні види послуг.
  • Закриті школи та дитячі садки також можуть бути проблемою для деяких працівників. Якщо особисті обставини перешкоджають працівнику повернутися до роботи в офісі, такі випадки мають бути вирішені між роботодавцем та працівником в індивідуальному порядку.

Запровадження заходів з безпеки праці

  • Вимірюйте температуру та не допускайте до роботи працівників із симптомами респіраторної інфекції*
  • Проводьте роз’яснювальну роботу з працівниками щодо індивідуальних заходів профілактики та реагування на виявлення симптомів вірусної інфекції серед працівників*
  • Мінімізуйте кількість працівників, які мають контакт із відвідувачами (клієнтами), та запроваджуйте надання дистанційних консультацій та послуг
  • Забезпечте наявність засобів особистої гігієни (мила, антисептичних засобів, одноразових рушників тощо) та медичних масок для працівників та відвідувачів*
  • Розмістіть плакати, які заохочують дотримуватися гігієни рук на робочих місцях
  • Інформуйте відвідувачів про запроваджені протиепідеміологічні заходи*
  • Прибирайте та проводьте дезінфекційні заходи в приміщеннях компанії*

* – наразі є обов’язковими в м. Києві

Чи зобов’язаний роботодавець повідомляти про працівника, у якого підтверджено діагноз COVID-19? Прямо таке зобов’язання не встановлено.Однак, у Києві роботодавці зобов’язані невідкладно повідомляти медичні заклади у разі наявності ознак респіраторної інфекції у їхніх працівників.
Чи потрібно роботодавцю надавати державним органам загальні відомості про профілактичні заходи у зв’язку з COVID-19?На сьогодні не передбачено жодних зобов’язань щодо надання державним органам відомостей про вимірювання температури або дотримання інших гігієнічних вимог на робочому місці.
Чи може роботодавець вимагати, щоб працівник звернувся до лікаря?Чинні рекомендації уряду передбачають, що працівник із симптомами захворювання повинен бути негайно ізольований і направлений на медичне обстеження.
Чи існують якісь обов’язкові вимоги щодо соціального дистанціювання в офісах?Існують лише загальні рекомендації щодо забезпечення соціального дистанціювання між (i) працівниками; (ii) працівниками та відвідувачами, якщо це можливо. Компанії, що працюють у Києві, зобов’язані забезпечити, щоб працівники, які обслуговують відвідувачів, дотримувалися щодо них (та інших працівників) дистанції не менше 1,5 метрів, якщо не встановлено захисні екрани для захисту таких працівників.Існують обов’язкові вимоги щодо соціального дистанціювання (не менше ніж 1,5 метра між відвідувачами та клієнтами) для суб’єктів господарювання, яким дозволено відновити діяльність з 11 травня 2020 року (перукарні та салони краси, заклади громадського харчування, нотаріуси, адвокати, аудитори тощо).
Чи існує обов’язкова вимога щодо призначення особи, відповідальної за регуляторні питання/питання звітування у зв’язку з COVID-19?  Ні. Однак, українське законодавство передбачає, що на підприємствах з кількістю працюючих 50 і більше осіб, роботодавець зобов’язаний призначити особу, відповідальну за охорону праці.Ця особа за посадою є відповідальною за забезпечення дотримання всіх необхідних профілактичних та протиепідемічних заходів. Водночас, ви маєте право доручити впровадження заходів, пов’язаних з COVID-19, іншій особі.

Новий підхід до організації робочого місця

  • Здійсніть перепланування розміщення робочих столів та відкритих офісних просторів для створення безпечної фізичної відстані.
  • Обмежуйте та регулюйте використання та доступ до приміщень загального користування (кафетерії та кімнати для відпочинку). Розгляньте можливість використання одноразового столового посуду та приборів.
  • Намагайтеся обмежити зустрічі у конференц-залі та загальні зібрання. Забезпечте наявність антисептичного засобу та/або антисептичних серветок у місцях загального користування.
  • Зробіть позначення в офісі для встановлення напрямку руху працівників та відвідувачів офісу.

Організація гнучкого режиму робочого часу

  • Розгляньте можливість переведення деяких працівників на гнучкий режим роботи. Встановлення гнучкого режиму робочого часу для працівників дозволяє здійснювати оплату їх праці за фактично відпрацьовані години.
  • Впроваджуйте ротацію працівників та змінний графік роботи.
  • Закріпіть можливість виконання роботи віддалено для посад, де це можливо.
  • Зважайте на перевірку робочих місць працівників у них вдома для забезпечення безпеки на робочому місці.
  • Оновіть політики компанії щодо віддаленої роботи, конфіденційності та кібербезпеки, а за відсутності таких політик – розробіть та затвердьте їх.
Чи зобов’язаний роботодавець впроваджувати можливість віддаленої роботи для працівників?
Ні, уряд України лише заохочує компанії впроваджувати віддалену роботу.
 Чи існують обмеження щодо кількості працівників, які можуть одночасно знаходитися в офісі після відновлення діяльності?
Такої вимоги не встановлено.
Існує загальна рекомендація щодо впровадження віддаленого режиму роботи, щоб менше працівників збиралося разом в офісі.
Чи існує якесь спеціальне навчання щодо техніки безпеки та санітарно-гігієнічних норм для працівників, які повертаються до офісів після відновлення діяльності?
Обов’язкового навчання щодо техніки безпеки та санітарно-гігієнічних норм не передбачене.
Однак рекомендується доводити до відома працівників інформацію про індивідуальні профілактичні заходи та порядок дій у разі виникнення у них симптомів вірусної інфекції, а також проводити навчання щодо належного використання та утилізації медичних масок. Ці рекомендації є обов’язковими для всіх компаній, що працюють в Києві.
Чи можна коригувати робочий час відповідно до прогнозованих піків і спадів робочого навантаження після відновлення діяльності?
Неможливо коригувати робочий час працівників кожного разу, коли обсяг роботи зменшується.
Однак можна встановлювати для працівників гнучкий графік роботи або підсумований облік робочого часу, щоб працівники отримували оплату за фактично відпрацьовані години.

Комунікація з працівниками та турбота про їхній добробут

  • Розгляньте питання про призначення працівників, відповідальних за профілактичні та протиепідемічні заходи, щоденний моніторинг обмежувальних заходів та швидке впровадження відповідних вимог.
  • Постійно підтримуйте зв’язок зі своїми працівниками в ході відновлення діяльності, щоб працівники знали чого очікувати після повернення на роботу.
  • Керівники повинні постійно підтримувати зв’язок зі своїми підлеглими для забезпечення їхньої обізнаності про нові внутрішні процедури компанії, відпустку, на яку вони мають право, та загального розуміння пов’язаних з роботою питань, а також спілкування з приводу особистих обставин, які виникають у працівників.
  • Забезпечуйте захист працівників вашого офісу, що відносяться до групи ризику, та подумайте про доручення працівникам, посади яких не є ключовими на даний час, виконання інших обов’язків.

Якщо у Вас виникають додаткові питання – будь ласкаа, звертайтесь на probono.info@gmail.com і ми допоможемо вам знайти юридичну підтримку.

НАПИШІТЬ НАМ




Дякуємо!
Скоро ми зв’яжемося з вами!